Deklaracja w sprawie ochrony danych. Proces rekrutacji dmTECH Polska

My, dmTECH GmbH (dalej jako: dmTECH) jako administrator, w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (dalej "RODO"), bardzo poważnie traktujemy ochronę Państwa danych i przestrzegamy ustawowych norm dotyczących ochrony danych osobowych. Celem niniejszych informacji o ochronie danych osobowych w odniesieniu do aplikacji kierowanych do nas drogą pocztową i elektroniczną jest poinformowanie Państwa o rodzaju danych (osobowych) przetwarzanych przez nas lub spółki grupy dm w ramach procesu rekrutacji. dmTECH jest spółką zarejestrowaną w Niemczech i posiada oddział w Polsce, który pod względem ochrony danych osobowych jest częścią dmTECH GmbH Deutschland.

dmTECH GmbH Deutschland (centrala)
Am dm-Platz 1
76227 Karlsruhe
Telefon: 0721 5592-2500
Telefax: 0721 5592-2777
E-mail: servicecenter@dm.de

dmTECH GmbH Sp. z o.o. oddział w Polsce
ul. Jaworska 13

53-612 Wrocław
CU Office heart 1

Telefon: 71 881 21 01
E-mail: dmtech@dm.pl

1. Przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacji

1.1 Jednostki uczestniczące w procesie rekrutacji

Udostępniamy Państwu informacje o wolnych stanowiskach online z możliwością bezpośredniego złożenia aplikacji za pomocą formularza dla kandydatów. Zwracamy uwagę, że raz złożona aplikacja nie może już podlegać późniejszym zmianom.

Do celów efektywnego opracowania wpływających do nas aplikacji korzystamy z usług programistycznych firmy eRecruitment Solutions sp. z o.o. Naciśnięcie przycisku „Sprawdź ofertę” spowoduje przekierowanie do strony firmy, gdzie będzie można złożyć aplikację. Zwracamy uwagę, że na ww. stronie, w uzupełnieniu do postanowień naszej polityki prywatności, obowiązują tamtejsze postanowienia dot. cookies oraz ogólne warunki handlowe, również znajdujące się na jej stronach.

Wolne stanowiska w naszej firmie obsadzane są we współpracy z właściwymi pracownikami naszych działów HR oraz managerami poszczególnych obszarów, w związku z czym Państwa aplikacje przekazujemy wewnętrznie właśnie tym komórkom. dmTECH posiada oddziały w wielu krajach. Żeby móc odpowiedzieć na wyzwania w obszarze międzynarodowego rozwoju, do udziału w procesach rekerutacyjnych angażowani są także pracownicy z innych oddziałów dmTECH. Jeżeli w okresie 6 miesięcy od wpływu Państwa aplikacji, prócz stanowiska, o które się Państwo ubiegają, pojawią się kolejne wolne stanowiska wyraźnie odpowiadające Państwa profilowi kandydata, prześlemy Państwa aplikację do ww. właściwych osób odpowiedzialnych. Podstawę prawną przekazania stanowi art. 6 ust. 1 f) RODO w oparciu o naszą intencję znalezienia najbardziej odpowiednich kandydatów na obsadzane przez nas stanowiska. Realizacja tych celów leży w naszym uzasadnionym interesie. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na przekazanie przesłanej nam aplikacji, prosimy o poinformowanie nas o tym fakcie w chwili jej złożenia lub drogą elektroniczną na adres rodo.dmTECH@dm.pl.

Dane osobowe oraz dokumenty przekazane przez Państwa w ramach procesu rekrutacji będą przez nas zapisywane, przetwarzane i wykorzystywane wyłącznie do celów realizacji procesu rekrutacji i obsadzenia stanowisk. W ich zakres, o ile zostaną przez Państwa podane, mogą wchodzić również informacje stanowiące specjalny rodzaj danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, takich jak znaczny stopień niepełnosprawności lub stan faktyczny z nią zrównany (dane dotyczące zdrowia). Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 b) RODO, a w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak np. znaczny stopień niepełnosprawności, w zw. z art. 9 ust. 2 b) RODO.

1.2 Baza Kandydatów

Przed wysłaniem aplikacji za pośrednictwem formularza internetowego mogą Państwo zaznaczyć, czy dane aplikacyjne, zgodnie z Państwa życzeniem, mają zostać zapisane w naszej Bazie Kandydatów przez okres do 24 miesięcy, aby umożliwić nam ewentualne przekazanie Państwu informacji o kolejnych interesujących stanowiskach.

Podstawą prawną przetwarzania takich danych będzie Państwa zgoda, o której mowa w art. 6 ust. 1 a) RODO w zw. z art. 9 ust. 2 a) RODO. Zwracamy uwagę, że w ich zakres, o ile zostaną przez Państwa podane, mogą wchodzić również informacje stanowiące specjalny rodzaj danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, takich jak znaczny stopień niepełnosprawności lub stan faktyczny z nią zrównany (dane dotyczące zdrowia).

Państwa dane zamieszczone w aplikacji zostaną zanonimizowane najpóźniej z upływem okresu 24 miesięcy lub z chwilą wpływu Państwa odwołania, co spowoduje odtąd brak możliwości powiązania ich z osobą Kandydata.

1.3 Porównanie danych pracownika (dla kandydatów wewnętrznych)

W przypadku kandydatów wewnętrznych, celem identyfikacji oraz wykluczenia zdublowań, w poszczególnych przypadkach możemy przeprowadzić weryfikację w oparciu o Państwa dane podstawowe pracownika (forma grzecznościowa, imię i nazwisko, numer pracownika, data urodzenia, ulica i numer domu, kod pocztowy, miasto, kraj). Ponadto, o ile w swoim obecnym stosunku pracy podali Państwo informację o znacznym stopniu niepełnosprawności lub zrównanym z nim stanie faktycznym, informacja ta również może zostać odpowiednio uwzględniona w procesie aplikacyjnym.

Wybór przyszłych pracowników zależy wyłącznie od ich zawodowych i osobistych kwalifikacji ocenianych zarówno w przypadku wewnętrznych jak i zewnętrznych kandydatów według tych samych kryteriów. Opisana tu weryfikacja przeprowadzana jest niezależnie od rodzaju oferowanego stanowiska i wybranego kanału komunikacji.

Podstawą ww. przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 f) RODO w związku z naszą intencją stosownego uwzględnienia przy wyborze kandydatów aktualnego stażu pracy w firmie oraz, ewentualnie, znacznego stopnia niepełnosprawności/stanów faktycznych z nią zrównanych. Procesów automatycznego podejmowania decyzji bądź profilowania nie stosuje się.

1.4 Zewnętrzni usługodawcy w zakresie doradztwa personalnego

Prowadzenie postępowania rekrutacyjnego zleciliśmy usługodawcy, który, odpowiednio do potrzeb, służy nam pomocą w zakresie pozyskiwania i wyboru Kandydatów. W przypadku nawiązania bezpośredniego kontaktu z ww. usługodawcą bądź kontaktu z Państwem z jego strony, Państwa dane aplikacyjne będą przetwarzane przez ten podmiot w imieniu i na rzecz dmTECH. Jeżeli dokonali Państwo zgłoszenia w charakterze Kandydata za pośrednictwem formularza aplikacyjnego, przekażemy owe dane ww. usługodawcy. Podstawą prawną ww. przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 b) RODO.

W przypadku zatrudnienia przez nas Kandydata w okresie 12 miesięcy od chwili przedstawienia go nam przez ww. usługodawcę, będziemy umownie zobowiązani do uiszczenia wynagrodzenia na jego rzecz. Dlatego profile kandydatów udostępnione za pośrednictwem podmiotu świadczącego usługi będą przez nas archiwizowane w tym celu co najwyżej przez okres 12 miesięcy. Powyższe stanowi nasz uzasadniony interes (podstawa prawna art. 6 ust. 1 f) RODO), z uwagi na fakt, że tylko w ten sposób będziemy w stanie wykonać nasze zobowiązania umowne wobec Usługodawcy. Ponadto będziemy uprawnieni do dalszego przechowywania Państwa danych ewentualnie także z innych względów, np. w sytuacji, gdyby w wyniku Państwa aplikacji zawarto umowę zatrudnienia lub gdy wyrazili Państwo zgodę na zapisanie Państwa danych w Bazie Kandydatów. W tym przypadku okres ich przechowywania zależy od poszczególnych terminów przewidzianych na usunięcie danych.

1.5 Wycofanie aplikacji

Wycofanie aplikacji jest możliwe w każdej chwili i spowoduje nieuwzględnienie Państwa osoby w naszym postępowaniu rekrutacyjnym. W tym celu prosimy o kontakt mailowy na adres rodo.dmTECH@dm.pl. Państwa dane będą przez nas przechowywane jeszcze przez okres kolejnych 6 miesięcy, co umożliwi nam rozwiązywanie ewentualnie pojawiających się zapytań/problemów, a następnie zostaną zanonimizowane, co spowoduje, że ich powiązanie z Państwa osoba stanie się niemożliwe.

1.6 Anonimizacja dokumentacji aplikacyjnej

Złożone przez Państwa dokumenty aplikacyjne będą przez nas przechowywane przez okres 6 miesięcy od chwili wpływu, co umożliwi nam rozwiązywanie ewentualnych zapytań/problemów pojawiających się w toku postępowania rekrutacyjnego, a także po jego zakończeniu. Po upływie owych 6 miesięcy Państwa dane zostaną poddane anonimizacji, co uniemożliwi ich powiązanie z Państwa osobą. Ponadto będziemy uprawnieni do dalszego przechowywania Państwa danych ewentualnie także z innych względów, np. gdy Państwa aplikacja doprowadzi do zawarcia umowy zatrudnienia lub gdy wyrazili Państwo zgodę na zapisanie Państwa danych w naszej bazie kandydatów lub gdy otrzymaliśmy Państwa profil kandydata od zewnętrznego usługodawcy w zakresie doradztwa personalnego. W takim przypadku okres przechowywania danych zależy każdorazowo od właściwych terminów przewidzianych na ich usunięcie.

2. Kategorie odbiorców, przekazywanie do państw trzecich

Co do zasady, nie przekazujemy Państwa danych osobom bądź podmiotom trzecim, chyba że jesteśmy do tego prawnie zobowiązani (np. w przypadku wezwania przez organy ścigania) bądź gdy dane te są nam potrzebne do realizacji procedur biznesowych lub posługujemy się nimi w ramach umów powierzenia przetwarzania danych. Chodzi tu na przykład o dostawców usług hostingu sieciowego lub usług IT. Jak podano powyżej, Państwa dane przekazujemy również innym podmiotom z grupy dm, o ile wyrazili Państwo na to zgodę lub gdy ubiegają się Państwo o stanowisko w tych firmach. We wszystkich przypadkach ściśle stosujemy się do wymogów prawnych.

W związku z powyższym, dane mogą być również przekazywane do innych krajów, w których wyżej wymienieni partnerzy umowni posiadają siedzibę lub prowadzą przetwarzanie danych. Są to głównie państwa należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz kilka państw spoza EOG. W takich krajach mogą obowiązywać przepisy o ochronie danych gwarantujące ją w stopniu mniejszym niż ustawodawstwo UE, skutkiem czego Państwa dane będą mogły być przetwarzane przez organy/urzędy do celów kontroli i monitoringu; niewykluczone, że nastąpi to także bez możliwości skorzystania ze środków zaskarżenia. Na wypadek przetwarzania danych osobowych poza obszarem UE oraz braku decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony wdrażamy stosowne środki bezpieczeństwa, łącznie z zawarciem wspólnotowych standardowych umownych klauzul ochrony danych. Treść standardowych umownych klauzul ochrony danych znajdą Państwo na stronach internetowych Komisji Europejskiej: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_en.

3. Bezpieczeństwo przesyłaniau danych

Aby uchronić udostępnione przez Państwa dane przed manipulacją, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem osób trzecich, stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa. Państwa aplikacja składana za pośrednictwem formularza aplikacyjnego online przesyłana jest pomiędzy Państwa lokalną przeglądarką a naszym systemem rekrutacyjnym w formie szyfrowanej zabezpieczonej protokołem https. Stosowane środki bezpieczeństwa są stale aktualizowane zgodnie z postępem technologicznym. Zwracamy uwagę, że komunikacja mailowa obecnie nie jest szyfrowana.

4. Przysługujące Państwu prawa osób, których dotyczą dane, oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych

Mają Państwu prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych, prawo do przekazywania danych oraz, w stosownych przypadkach, prawo do usunięcia, sprostowania, ograniczenia przetwarzania i/lub sprzeciwu wobec przetwarzania, jak również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Zapytania dotyczące danych osobowych lub przetwarzania Państwa danych danych osobowych w dmTECH można kierować do naszego inspektora ochrony danych, korzystając z danych kontaktowych podanych poniżej:

e-mailem, na adres: rodo.dmTECH@dm.pl

lub drogą pocztową:

dmTECH GmbH Sp. z o.o. oddział w Polsce
ul. Jaworska 13

53-612 Wrocław
CU Office heart 1

5. Uregulowania dodatkowe

Wraz z nieustannym rozwojem technologii konieczne jest okresowe dostosowanie naszych zasad ochrony danych. Dlatego zastrzegamy sobie prawo do dokonywania odpowiednich zmian w dowolnym momencie.

W razie pytań bądź sugestii odnośnie naszej procedury rekrutacji prosimy o kontakt z naszym Zespołem ds. Rekrutacji pod adresem dmtech@dm.pl lub +48 718812-101. Zwracamy uwagę, że wymiana korespondencji w Państwa sprawie odbywa się w formie nieszyfrowanej.

W przypadku nawiązania kontaktu z wykorzystaniem ww. możliwości użyjemy Państwa danych do celów udzielenia zwrotnej odpowiedzi na złożone zapytania. Podstawą prawną związanego z tym przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO dla zapytań związanych z umową. W pozostałych kwestiach art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w oparciu o nasz uzasadniony interes w efektywnym przetwarzaniu przychodzących zapytań i udokumentowaniu wyniku przetwarzania w przypadku zapytań, jak również w celu wypełnienia obowiązków rozliczeniowych.Podstawę prawną związanego z tym przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 b) RODO. Odpowiednio do ustawowych okresów przechowywania danych, wprowadzone informacje zostaną usunięte po zamknięciu obsługi zapytania najpóźniej po upływie 6 lat.

Stan: luty 2024 r.